Pannon-Work Ausztria (Österreich)

hir title

ÁlláshirdetésekMunkaadóknakCégünkrőlBefektetők

Virtuális meeting

2020-04-20

A vállalati döntéshozatalt, működést a különböző szinteken történő megbeszélések szövik át. Míg ez korábban általában személyes kontaktra épült, most áttevődött virtuális térbe.

Rengeteg új kérdést felvet a technikai megvalósítások oldaláról, a cég adatbiztonsága szempontjából, az egyén személyiségi jogainak aspektusából, a virtuális meeting megszervezése és moderálása szempontjából…

Mostani írásunkban a szervezési feladatokról szólunk.

A vállalati döntéshozatalt, működést a különböző szinteken történő megbeszélések szövik át. Míg ez korábban általában személyes kontaktra épült, most áttevődött virtuális térbe.

Rengeteg új kérdést felvet a technikai megvalósítások oldaláról, a cég adatbiztonsága szempontjából, az egyén személyiségi jogainak aspektusából, a virtuális meeting megszervezése és moderálása szempontjából…

Mostani írásunkban a szervezési feladatokról szólunk.

 

Szervezési feladatok:

Válasszuk ki, majd teszteljük a technikai megoldást, amin keresztül értekezünk.

A meghívót minimum 24 órával előtte küldjük ki az érintettek részére.

Az eseményre csak az érintett embereket hívjuk meg.

A naptárunkban a meetingek között hagyjunk legalább 10-15 percet. 

A meghívóban írjunk napirendet a fő témákról

Ha mi kapunk meghívót és nem tudunk részt venni, időben jelezzük.

Ha csak később van módunk csatlakozni, jelezzük mikor érkezünk.

A meghívóban csatolt dokumentumok alapján készüljünk fel.

 

Virtuális meeting:

Nagyobb résztvevői létszámnál érdemes bizonyos területekre felelősöket kinevezni.

Aki összehívta, ő a felelős a tartalomért.

A moderátor a hozzászólások koordinálásért felel.

A technikai háttérért felelős személy a folyamatos kapcsolatot biztosítja.

Legyen, aki jegyzetet készít.

A napirend és az idő betartásához érdemes időfelelőst megnevezni.

Ha szükséges, az elején mutassunk be mindenkit.

Célszerű egy rövid áttekintés, hogy a mikrofonok, hangszórók, kamerák működnek-e.

Szólítsuk nevén azt, akihez szólunk, és várjuk is meg, hogy reagáljon.

Figyeljünk arra, aki szót kapott. Ne vágjunk egymás szavába!

Ha az alkalmazásunkban van mód a szó kérésére „jelentkezése” kis ikonnal, akkor érdemes használni.     

A zavaró tényezőket iktassuk ki. Ahol dolgozunk a meeting ideje alatt lehetőleg ne legyen egyéb mozgás, hang. Ha ez elkerülhetetlen, akkor érdemes arra az időre kikapcsolni a kamerát.

A meeting alatt tudunk üzenetet küldeni a chat ablakban.

 

 Környezet:

A formalitásokra is érdemes figyelni. A virtuális térben is meg vannak azok a nonverbatív jelek, melyek a csoport tagjai felé rólunk tükröt mutatnak.

 

Az öltözet: Öltözködésünkkel „üzenünk” magunkról. Javasolt/elvárt a megbeszélés súlyának megfelelő öltözetet felvennünk. Egy virtuális kávézás kötetlenebb, míg egy vezetői értekezlet egy kötöttebb öltözetet kíván meg, figyelembe véve a cég szokásos dresskódját.

 

Amit megmutatunk a környezetünkből:

 

Általában az otthonunkat alakítottuk át munkahellyé. Érthető, tehát, főleg egy többtagú családban, hogy a lakás egyéb funkciójú helyiségei avanzsáltak át irodává.

 

Amire itt törekedjünk, az a viszonylag semleges környezet

Az alkalmazások egy része felkínál különféle háttérképeket, kitakarva az otthoni környezetünket. Ennek megválasztása/vagy nem választása a vezető által követett rend alapján rögzülhet.      

A kamera beállításánál érdemes arra is figyelni, hogy a résztvevők „egy asztalnál ülnek”.

A Pannon-Work stratégiai partnere az Ispiro Kft. Vezetőjének, Mezriczky Lászlónak a javaslata, hogy a kameránkat szinkronizáljuk oly módon, ami egyenes fejtartást tesz lehetővé. A klasszikus, amikor a laptop az asztalon vagy ölben van. Ezt kerüljük, mivel ekkor mindenki lefelé néz a kamerába, ami a dominancia, a „lenézés” metakommunikációs gesztusaként is értelmezhető.

Úgy gondoljuk ez az időszak sok új dolgot, tanulást hoz nekünk, amitől remélhetőleg minden gazdagabbak leszünk. A másikra érzékenyebben figyelve még magasabb szinten tudunk szolgáltatni vagy bármely munkaterületen tenni a dolgunkat.